Upotreba principa i saveta za organizaciju vremena vam može pomoći da budete organizovaniji i produktivniji. Ne treba vam agencija za organizovanje događaja, jer što više implementirate ove savete, to ćete više postići u toku svakog dana.
1. Uspostavite jutarnji ritual
Kada započinjete dan na isti način, vi dajete signal mozgu da je vreme da se probudi i da ste spremni za početak dana, pa čak i kada se ne osećate tako. Jutarnji ritaul može da bude veoma jednostavan, od pevanja uz energičnu pesmu ili jutarnjeg džogiranja.
Izaberite aktivnost koja vama najviše odgovara i koja vas orijentiše ka uspešnom ostatku dana. Neka to bude aktivnost kojoj ćete se redovno posvetiti.
2. Pripremite se unapred
Pre nego što se ušuškate u krevet, spremite listu zadataka koje treba da obavite narednog dana.
Najbolje je da vam planiranje čitavog dana bude poslednja stvar pre nego što krenete kući sa posla. Kada planirate sledeći dan prethodnog, vaš um nesvesno razmišlja o tim planovima dok spavate. Vrlo često ćete se probuditi sa idejama koje možete primeniti na poslu tog dana.
Velika korist pripremanja dnevne liste aktivnosti za naredni dan, je što će vam ova praksa omogućiti da spavate lagodnije. Glavni razlog nesanice je što ležite budni, razmišljajući o svemu što treba da uradite sutrada.
Kada imate sve što treba da uradite popisano, to vam oslobađa mozak i omogućava vam da spavate čvršće, a bolji san će vas definitivno učiniti produktivnijim. Iako deluje prosto, lista zadataka je jedan od najmoćnijih alata za organizaciju vremena.
Ako ne možete sami da napravite listu, postoje brojne aplikacije koje su osmišljene u svrhu planiranja ličnog vremena.
3. Planirajte zadatke na osnovu svoje energije
Produktivnost je veoma povezana sa količinom sopstvene energije. Prepoznajte svoje snage i kako se vaš nivo energije kreće u toku dana i planirajte u skladu sa tim. Na primer, ako niste jutarnja osoba, započnite dan najbanalnijim zadacima koji ne zahtevaju mnogo mentalnog angažovanja, kao što je proveravanje mejlova i govorne pošte.
Ostavite zadatke za koje znate da vam treba visok nivo koncentracije, za vreme koje se pokazalo da vam najviše odgovora.
4. Postavite prioritete
Kod organizacije vremena, veoma je bitno da pojedinačnim zadacima posvetite onoliko pažnje koliko je potrebno. Ključna reč – koliko je potrebno! Ne treba da posvetite isti prioritet svim zadacima na vašoj listi.
Podelite aktivnosti po nivou hitnosti i bitnosti. Zadaci koji trebaju da imaju najveći prioritet su oni koji su hitni i bitni, zatim oni koji su hitni i manje bitni. Nakon što ste završili sve hitne zadatke, slede oni koji su bitni, ali ne i hitni.
Poslednji zadaci na listi su oni koji nisu ni hitni, a ni bitni. Zašto biste uopšte radili nešto što nije bitno? Pa, to su uglavnom aktivnosti za koje znate da su u suštini gubljenje vremena, ali takođe znate da ćete ih uraditi.
Proveravanje instagrama ili igranje igrica vam neće ništa bitno doneti u životu (osim trenutne satisfakcije), ali sigurno znate da ćete to uraditi u nekom trenutku dana. Neka to onda bude poslednja stavka.
5. Nagradite sebe za izvršene zadatke
Šta vam izaziva distrakcije dok radite? Glad, društvene mreže ili razgovor sa kolegama? Umesto da dopustite da vam sporedne aktivnosti utiču na posao i produžavaju vreme izvršavanja zadatka, koristite ih kao motivaciju da uradite zadatak.
Postavite sistem koji će vam omogućiti da napravite kratku pauzu nakon što završite zadatak sa liste. Na primer: „Nakon što završim sa ovim tekstom, napraviću pauzu od pet minuta da protegnem noge”. Ovakav sistem će usloviti vaš mozaak da posmatra aktivnost u manjim blokovima, što će je učiniti podnošljivijom.
6. Prepoznajte kada je vreme da se ohladite
Ni najbolje mašine na svetu ne mogu da funkcionišu bez prestanka. Po određenim istraživanjima, ljudi su najproduktivniji u periodu rada od četiri do šest sati. Možda je taj period kod vas kraći ili duži, ali je bitno da to prepoznate i organizujete se u skladu sa tim.
Ako nakon četiri sata rada, ostatak radnog vremena provodite gledajući na sat, iščekujući kraj radnog dana, nećete postići mnogo. Ukoliko vam poslodavac to omogućava, ili ste „sam svoj gazda”, napravite pauzu od sat vremena ili dva, a potom se bacite na još četiri sata produktivnog posla bez distrakcija.
Na ovaj način ćete postići mnogo više, nego da terate sebe da ispunite zamišljenu kvotu rada.
7. Spavajte dovoljno
Kakve veze san ima sa vremenom? Pa ako spavam manje imaću više vremena!
Potpuno pogrešno. Naravno, u kratkom roku to jeste tačno. Međutim, ako mesecima ne spavate koliko je vašem organizmu potrebno, vaša produktivnost će samo opadati.
Imaćete više sati na raspolaganju, ali ćete postići manje svakog dana nego što biste mogli sa odmornim organizmom.