U autorskom tekstu za portal američkog televizijskog kanala CNBC,
posvećenog izvještavanju o svijetu biznisa, istakla je da je i sama
uvijek bila introvert. Nakon što je doktorirala neurologiju i nakon što
je dobila prvi posao, bila je zabrinuta da će imati problem u
komunikaciji.
Naučila je da se ne prisiljava da bude ekstrovert te da je
najpotcjenjenija vještina ona koju imaju svi uspješni ljudi, posebno
introverti, a to je sposobnost da jasno pišu. Smatra da je to slučaj bez
obzira koji je posao u pitanju. Han je dala nekoliko savjeta kako se
odgovarajuće pismeno izražavati u poslovnoj komunikaciji.
Izabrati odgovarajući format poruke
Prvenstveno preporučuje da se izabere odgovarajući format za poruku.
Sugeriše korištenje PowerPointa za predstavljanje npr. rezultata
istraživanja, u kojima su sadržani složeni podaci. Iz njenog iskustva to
znači i prikaz grafikona, fotografija i slika uz PowerPoint
prezentaciju.
Ako je potrebno saopćiti odluke menadžmenta, predlaže slanje emaila s
detaljnim sadržajem – da se u tačkama obrazloži o čemu je riječ kako bi
se čitatelj fokusirao na informacije i kako bi ih procesuirao. Prema
njenim riječima, moguće je koristiti metodu koja se na engleskom zove
STAR (situation-situacija, task-zadatak, action-akcija i
result-rezultat).
Izbjegavati žargone
Neurologinja Han je među onima koji smatraju da je komunikacija
jednostavnim jezikom najučinkovitiji način da se obrazlože složene teme.
Ukazala je na to da se izbjegavaju žargoni ili akronimi koji su
svojstveni određenom zanimanju, bez obzira na to koliko se misli da su
oni univerzalni.
“Razmislite da koristite grafike ili analogije kako biste poentirali.
Jedan od najboljih primjera koji sam vidjela za to jeste prezentacija
finansijske strategije jednog izvršnog direktora, a koja je nalikovala
na dječiju knjigu”, objasnila je.
Napomenula je da suvišne detalje treba izostaviti, jer se može udaljiti od teme ili dosaditi onima kojima se obraća.
Kako email poruka treba izgledati
Ukazala je na to kako bi email poruka trebala izgledati, posebno kada se u obzir uzme to da radnici dobijaju veliki broj poruka:
- Istaći razlog za obraćanje;
- Formatirati poruku tako da ju je lako čitati i na mobitelu, što podrazumijeva kratke rečenice;
- Naglasiti ono što se konkretno traži;
- Ako poruka nadmašuje jednu stranicu, preporučljivo je kreiranje dokumenta koji će se priložiti uz email.
Napomenula je da nije poželjno pisati email pod pretpostavkom da onaj kome je on namijenjen zna potpuni kontekst.
Pokazati svoj rad
Ako se obraća povodom potencijalno kontroverzne teme, Han preporučuje da se primaoci poruke pozovu na razmišljanje.
“Ovim pristupm se gradi samopouzdanje i pokazuje ljudima temeljitost,
da se može uvezati niz perspektiva te se može dobiti ključan kontekst
kada su u pitanju velike odluke. Tražiti povratne informacije i
zabilježiti sve nedoumice”, naglasila je.
Precizno pisati
Posljednja njena preporuka jeste da se piše precizno, što znači da se:
- Prije slanja poruke provjere greške, gramatika i dosljednost u brojevima ako poruka sadrži numeričke podatke;
- Izbjegavaju nepotrebne šale i humor, posebno onda kada se poruka šalje nepoznatoj osobi;
- Pokušati ukloniti što više riječi, rečenica, pa čak i cijele misli.
Kako je zaključila u autorskom tekstu za CNBC, prema riječima se treba odnosti kao prema vrijednoj valuti.
Klix